DECOMPTE DE CHAUFFAGE
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Des questions sont souvent posées concernant l’établissement du décompte de chauffage tant sur les éléments qui doivent y figurer que sur la clé de répartition utilisée ou encore sur le moyen de calculer le coût effectif de chauffage et d’eau chaude pour un locataire qui ne demeure pas une saison entière dans le même appartement.
La vulgarisation de ce problème peut parfois se révéler complexe, en soulignant quelques éléments qui nous semblent être importants dans l’établissement du décompte de chauffage et d’eau chaude tel qu’il se pratique dans le canton de Vaud.
Les sources qui régissent ce décompte: le Code des Obligations (chapitre concernant le bail à loyer et le bail à ferme, ainsi que l’Ordonnance y relative), les directives pour l’établissement du compte annuel de chauffage et d’eau chaude et, enfin, les Règles et Usages locatifs du Canton de Vaud.
Ces documents indiquent ce qui peut ou pas s’inclure dans les frais refacturés aux locataires et le moyen de les répartir entre les divers occupants de l’immeuble concerné pour une saison complète ou partielle. La saison de chauffage s’étend sur une période allant du 1er juillet d’une année au 30 juin de l’année suivante. On pourrait aussi admettre une autre périodicité ; c’est cependant celle qui est la plus utilisée.
Que doit-on trouver de manière générale au sein du décompte de chauffage et d’eau chaude ?
Energie
En premier lieu, et de façon fort logique, nous y trouvons le coût de l’énergie nécessaire à la production de chaleur et d’eau chaude. Il peut s’agir de mazout, de gaz, de chauffage à distance, etc. Dans le cadre où la chaleur est assurée par un système à mazout, il faut trouver un stock de départ, des achats dans le courant de la saison, ainsi qu’un stock final. Le coût de ce stock final est calculé sur la base d’un système prenant en compte la ou les dernières livraisons. Lorsque la chaleur est assurée par du gaz ou un système de chauffage à distance, les factures sont imputées au fur et à mesure dans le compte de chauffage.
Electricité
Pour fonctionner, l’installation composée d’un ou de plusieurs brûleurs, de diverses pompes, etc. a besoin d’énergie électrique. Trois moyens existent pour déterminer le coût de cette électricité à charge du compte de chauffage :
•soit un compteur électrique déterminant avec exactitude l’énergie consommée,
•soit une table donnant un coût global, qui calcule de manière forfaitaire, sur la base du nombre d’appartements, ainsi que sur le prix du kWh de la région,
•soit un calcul de l’énergie électrique nécessaire au bon fonctionnement des divers appareils mentionnés ci-dessus et dont le coût est également fonction du prix du kWh de la région.
Factures diverses
Telles que l’entretien du brûleur, le ramonage, le relevé de compteurs de chaleur, le traitement de l’eau, etc. Tenir également compte des factures de travaux importants tels que l’ébouage des installations, la révision de la citerne ou le détartrage du bouilleur. Ces factures, dont le montant est élevé, sont réparties sur trois saisons. Les pièces concernant ces travaux sont à la charge du propriétaire.
Salaire du chauffeur
Il s’agit du travail concernant la surveillance de la chaufferie, en principe exécutée par le concierge. Cette charge est fonction du type de chauffage, ainsi que du nombre de m3 chauffés.
Frais administratifs
Il s’agit des honoraires de la gérance pour l’établissement du décompte de chauffage, du tableau de répartition, ainsi que des décomptes individuels remis aux locataires.
La taxe d’épuration
Les factures concernant la taxe d’épuration des eaux usées font également partie des frais pris en compte. La liste des diverses charges mises dans le décompte de chauffage et d’eau chaude, citée ci-dessus, n’est pas exhaustive, mais elle regroupe les frais les plus fréquents.
La clé de répartition
La répartition des frais de chauffage se fait en principe sur la base de m3. Chaque local chauffé ayant son propre coefficient, afin de déterminer le coût du chauffage de chacun, il suffit de mettre en pratique une simple règle de trois dont les éléments sont le coût total, le nombre de m3 total, ainsi que le nombre de m3 individuel. En ce qui concerne les frais d’eau chaude, la répartition se fait sur la même base que celle utilisée pour les frais de chauffage, lorsque l’on ne possède pas d’autres éléments nous permettant de déterminer avec exactitude la consommation de chacun. Si nous sommes en possession de compteurs d’eau chaude, il est évident que la répartition utilisera la lecture des compteurs individuels afin de calculer le coût de l’utilisation effective de chacun.
Les coefficients mensuels
Il faut savoir que les frais de chauffage ne sont pas répartis de manière prorata temporis, mais en fonction de coefficients mensuels. Ces coefficients, forts en hiver et faibles en été, déterminent le pourcentage de frais à la charge d’un locataire dont le temps d’occupation du local n’aurait pas couvert toute la saison. En ce qui concerne les frais d’eau chaude, dans le cadre d’une répartition faite sur une base identique à celle utilisée pour le chauffage, la répartition se fait de manière proportionnelle au temps d’occupation.